Ontdek hybride werken 2.0: virtueel vergaderen in de metaverse

Impact van werken op afstand

Tijdens de COVID-19 pandemie hebben we noodgedwongen massaal thuisgewerkt. Een onvrijwillig experiment dat ons waardevolle inzichten heeft opgeleverd over de verschillende aspecten van werken op afstand.

Lidewij Renaud, Projectleider Work Health Technology bij TNO: “Onze afdeling Gezond Leven en Werken verricht veel onderzoek naar gezond en veilig werken, waaronder ons onderzoek naar hybride werken. Voor en tijdens de pandemie hebben we organisaties gevolgd die eerst met thuiswerken en later met hybride werken aan de slag zijn gegaan.

Ook hebben we naar de maatschappelijke en sociale impact gekeken. Wat vooral blijkt is dat we heel goed zijn in thuiswerken. We zijn minstens zo productief als op kantoor, en de verbeterde werk-privébalans zonder reistijd werd gewaardeerd.”

Ook werkgevers zijn te spreken over de positieve resultaten, en kijken anders naar kantoorruimte. Grote bedrijven overwegen te slinken, terwijl start-ups soms helemaal geen vaste bedrijfsruimte meer hebben. Toch zijn er ook nadelen.

“Vooral jongeren ervaren eenzaamheid en missen de informele contacten op de werkvloer. Voor werkgevers vraagt deze nieuwe maner van werken om een nieuwe manier van organiseren van werk en mensen, en dat kan soms ingewikkeld zijn.

Doordat er meer thuis wordt gewerkt, is er minder verbinding met collega’s en de organisatie. Het is moeilijker om nieuwe medewerkers in te werken. Ontstaan er voldoende nieuwe ideeën? Moeten organisaties medewerkers vrij laten in hun keuze om zo veel thuis te werken als ze willen, of moeten ze verplichte dagen op kantoor komen?” Vragen waar Lidewij Renaud en haar team bij TNO antwoorden op zoeken.

Op zoek naar balans

Meer tijd voor het gezin, minder in de file staan. Concentratie vinden thuis en voor verbinding naar kantoor. De mix van thuis en op locatie werken blijkt voor veel werkenden ideaal.

Lidewij Renaud: “Zeker door de huidige krapte op de arbeidsmarkt kunnen werkgevers zich met hybride werken profileren als een aantrekkelijke werkgever.” Ook de bekende communicatiemiddelen, zoals Teams en Zoom, werken door nieuwe functionaliteiten steeds beter.

Toch gaat de invoering van hybride werken niet overal vanzelf, weet Lidewij Renaud. “Net als de werknemers zijn ook werkgevers nog op zoek naar de juiste balans. Er is geen blauwdruk voor hoe je hybride werken moet invoeren, dat vraagt om maatwerk. Toch weten we door ons praktijkonderzoek steeds beter wat werkt en wat niet.

Belangrijk is bijvoorbeeld om als team afspraken te maken over thuis werken, in plaats van op individueel niveau. Dat komt omdat een team stuurt op dezelfde doelen. Naast organisatorische aanpassingen, adviseren we heel praktisch over de inrichting van een gezonde werkplek. Met een toolbox om hybride te werken, helpen we organisaties heel praktisch op weg met tips. Ook kun je de webinar 'de tools om hybride te werken' terugkijken

TNO biedt organisaties niet alleen concrete adviezen voor vandaag, maar kijkt ook naar de technologische mogelijkheden van morgen om de afstand tussen thuis en kantoor verder te verkleinen.

Echte verbinding door XR-toepassingen

Eén van die innovaties komt uit het Medialab van TNO. Senior Scientist Sylvie Dijkstra-Soudarissanane werkt met haar team aan vooruitstrevende sociaal gerichte ‘extended reality’ (XR) toepassingen om mensen op afstand echt met elkaar te laten verbinden.

“De meeste videoconferencesystemen slagen er onvoldoende in om medewerkers bij vergaderingen te betrekken waardoor de concentratie snel afneemt. Dat komt, zo blijkt uit onze onderzoeken, doordat deelnemers elkaar niet kunnen ‘voelen’. Je mist de zogenaamde ‘social cues’, dus alle non-verbale prikkels. Die bepalen bijna 90 procent van onze communicatie.”

XR-technieken kunnen bijdragen aan de oplossing van dit probleem, zo blijkt uit de eerste pilots. Een van deze pilots omvat de volgende proef onder ouderen: “Tijdens de pandemie wilden we iets doen aan het enorme gemis aan echt contact met familieleden onder ouderen. We hebben met behulp van Augmented Reality (AR) een systeem ontwikkeld waarmee ouderen hun familie konden zien én ‘voelen’. Opzienbarend was dat ouderen met dementie 24 uur na het contact de ontmoeting en het gevoel van connectie nog konden terughalen.”

Levensecht vergaderen op afstand

Dezelfde techniek heeft TNO gebruikt in een pilot om het vergaderen op afstand echt naar een hoger plan te tillen. We hebben een social AR communicatiesysteem ontwikkeld waarmee deelnemers op afstand elkaar kunnen ontmoeten in een gedeelde ruimte. Hier kunnen collega’s uit verschillende regio’s door heel Nederland elkaar ontmoeten met behulp van fotorealistische representaties.

Uniek aan dit platform is dat collega’s ‘live’ als zichzelf in de 3D-ruimte verschijnen, en niet als avatar zoals gebruikelijk is. Met behulp van dieptecamera’s, slimme software en een breedbandverbinding is het mogelijk om collega’s op verschillende locaties vast te leggen en real-time in een virtuele of echte ruimte te ‘plakken’.

Het effect is levensecht, het voelt alsof je daadwerkelijk met elkaar om tafel zit, waardoor de fysieke afstand lijkt te verdwijnen.” Het resultaat van de VR-pilot was ook veelbelovend. Deelnemers aan deze virtuele meetings blijken de kwaliteit van communicatie veel hoger in te schatten dan met de gebruikelijke videoconference middelen. Ook was hun betrokkenheid bij de vergaderingen veel groter: ze voelden dat ze samen waren in een ruimte.

Thuiswerken in de zorg

Met deze pilot toont TNO succesvol aan dat je met VR-technieken echte verbondenheid kunt creëren. Deze resultaten openen bovendien een hele wereld aan nieuwe toepassingen voor hybride werken.

Lidewij Renaud: “Nu zijn het voornamelijk hoogopgeleide kenniswerkers die thuis kunnen werken. Maar dat kan wellicht straks in andere sectoren, zoals de zorg en het onderwijs. Ook vergroot het de inzetbaarheid van je personeel.

Voor een complexe onderhoudsklus kun je een minder ervaren medewerker sturen die op afstand begeleid wordt door een specialist. Maatschappelijk gezien kan deze technologie bijdragen aan meer gelijkheid tussen man en vrouw. Vrouwen kunnen toegang krijgen tot onderwijs, waar dat nu te kostbaar of verboden is. Een toepassing die me na aan het hart ligt.”

“Ik kan me voorstellen dat we elkaar over een jaar of vijf ontmoeten zonder computer, alleen met onze XR-brillen op.”

Bouwsteen voor metaverse

TNO ziet deze sociale VR-pilots als een belangrijke bouwsteen voor de metaverse.

Sylvie Dijkstra-Soudarissanane: “De metaverse is zeer veelbelovend. Deze onderlinge verbinding van virtuele werelden, in feite internet 2.0, is een complex netwerk van 3D-ruimtes waar mensen met elkaar in contact kunnen komen en het gevoel hebben samen te zijn, ongeacht hun fysieke afstand. We hebben er al veel kennis over opgedaan, ook al bestaat het nog niet.

De verwachte impact van de metaverse op de langere termijn is groot. Het gaat bij ons dagelijks leven horen, zoals de mobiele telefoon. Ik kan me voorstellen dat we elkaar over een jaar of vijf ontmoeten zonder computer, alleen met onze XR-technologie. Ik zie een toekomst zonder beeldschermen, waar je direct in de metaverse wordt geholoporteerd.”

Op voorsprong in de metaverse

Voor het zover is, doen organisaties er goed aan om na te denken over de mogelijkheden en kansen voor hun specifieke domein.

Sylvie Dijkstra-Soudarissanane: “Windmolenleveranciers zouden XR-technieken kunnen gebruiken voor onderhoud op afstand. De beste chirurgen ter wereld kunnen virtueel hun kennis bundelen voor complexe operaties. Vervolgens kunnen we samen heel gericht werken aan de definitie van use-case classes, waardoor jij een voorsprong opbouwt in de metaverse.

Bij TNO zitten we aan het voorfront van de innovatie. Zie ons als je partner om deze nieuwe wereld te betreden en te creëren. Samen bouwen we de metaverse.” Lidewij Renaud vult aan: “Het unieke aan TNO is dat we niet alleen alles van die technologie weten, maar dat we ook de sociale en maatschappelijke aspecten meewegen in alles wat we doen. Dat geeft partners die met ons samenwerken unieke inzichten.”

Onze onderzoeken op een rij

• Leidinggeven en hybride werken, 2022
• Webinar: De tools om hybride te werken
• Factsheet Impact COVID-19 op werknemers
• Volledig rapport 'Impact van de COVID-19 pandemie op werknemers'