Het inkopen van producten en diensten bij TNO

Inkoop levert een essentiële bijdrage aan een effectief en innovatiegericht TNO. Flexibiliteit, Partnership en Innovatie zijn leidend bij Sourcing en Contract- en Leveranciersmanagement, waarmee door effectieve inzet van de inkoopfunctie en inkoopprocessen meer toegevoegde waarde wordt gecreëerd.

Wet- en regelgeving

Bij de inkoop van producten, werken en diensten wordt door TNO rekening gehouden met de eisen die vanuit Europese en nationale wet- en regelgeving aan het inkopen (aanbesteden) voor publiekrechtelijke organisaties worden gesteld. TNO streeft een gezonde balans tussen rechtmatigheid en doelmatigheid na. De Aanbestedingswet en de Gids proportionaliteit zijn daarbij leidend.

Innovatie

Binnen Inkoop is innovatie een belangrijk ontwikkelgebied voor de komende jaren. Inkoop streeft naar continu verbeteren en innoveren van methoden en processen, zowel in- als extern. Bijvoorbeeld door het doelgericht zoeken naar innovatieve oplossingen of het ruimte bieden aan marktpartijen om een innovatieve oplossing te ontwikkelen en/of aan te bieden tijdens inkopen aanbestedingstrajecten. Maar ook door vernieuwingen in het aanbestedingsproces door te voeren.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

Duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen levert een belangrijke bijdrage aan het CSR-beleid (Corporate Social Responsibility), ofwel MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). Met het inkopen van producten en diensten wordt rekening gehouden met de lange termijn maatschappelijke gevolgen van deze inkopen op het gebied van:

  • Milieuaspecten (planet)
  • Sociale aspecten (people)
  • Economische aspecten (profit)

Bij het nemen van inkoopbeslissingen worden deze CSR-thema's structureel en integraal meegewogen en vervolgens naar duurzame criteria vertaald. TNO richt zich in de transitie naar duurzame bedrijfsvoering op de volgende prioriteiten: integriteit, energie en duurzaamheid, Diversiteit, Gelijkwaardigheid & Inclusie en arbeidsomstandigheden.

MVI is dus een directe afgeleide van het CSR-beleid van TNO, waarbij met het inkopen van producten en diensten rekening wordt gehouden met de maatschappelijke gevolgen van de aanschaf. In elk van onderstaande fases van een inkooptraject worden de CSR-thema’s meegenomen waarbij een optimaal effect voor TNO wordt nagestreefd:

  • De voorbereidings-, marktverkenningsfase;
  • De specificatiefase (duurzaamheidseisen en -wensen);
  • De beoordelings-, gunnings- en contracteringsfase;
  • De nazorgfase (o.a. het meten & monitoren van duurzaamheidsdoelstellingen, realisatie).

Op het vlak van MVI beschikt de afdeling Procurement over een team aan specialisten, het MVI-team. Het MVI-team zorgt ervoor dat de afdeling Procurement op de hoogte is van de laatste trends en ontwikkelingen en signaleert nieuwe kansen. Dit doet het MVI-team door kennis van buiten TNO naar binnen te halen en te verspreiden binnen de TNO-organisatie. Naast kennis op het gebied van MVI zijn de leden van het MVI-team tevens gespecialiseerd in de CSR-thema's van TNO.

Ook de Inkopers en Category Managers van de afdeling Procurement zorgen in de fases van het inkooptraject dat kennis wordt opgehaald met betrekking tot MVI door bijvoorbeeld het doen van marktonderzoek.

Daarnaast zorgt Procurement voor de implementatie van de Supplier Code of Conduct (een set van richtlijnen en normen met betrekking tot CSR die TNO aan haar leveranciers oplegt).

Vanaf 2023 maakt de afdeling Procurement gebruik van de tool Ambitieweb. Ambitieweb is een tool voor het uitvoeren van een risicoanalyse met betrekking tot duurzaamheid, en het in kaart brengen van de duurzaamheidsimpact en de gewenste doelstellingen bij de aanschaf van een product, dienst of werk.

MVI vraagt om samenwerking (engagement) over afdelingen heen, in multidisciplinaire teams en met de dienstverleners en toeleveranciers van TNO.

Waarom?

Het draagt bij aan:

  • ...het tegengaan van klimaatverandering;
  • ...het stimuleren van een circulaire economie;
  • ...het tegengaan van milieuverontreiniging en voedselverspilling;
  • ...het stimuleren van een divers en inclusief bedrijfsleven;
  • ...het stimuleren van arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (Social return);
  • ...het stimuleren van ketenverantwoordelijkheid richting leveranciers én afnemers.

Voorwaarden

Bij het opstellen van inkoopopdrachten en –overeenkomsten wordt uitgegaan van de Algemene Inkoopvoorwaarden TNO (AIV TNO), welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de Rechtbank te Den Haag en de Kamer van Koophandel Den Haag. In de AIV TNO zijn naast een aantal algemene voorwaarden, specifieke voorwaarden beschreven voor de levering van zaken en software, het verlenen van diensten, het uitbesteden van werk en (onder)aanneming en ter beschikkingstelling van arbeidskrachten.

Gedragscode

In de TNO code staat verwoord hoe TNO verwacht dat haar mensen omgaan met elkaar en de buitenwereld. Er wordt o.a. ingegaan op de kernwaarden van de organisatie, omgang met Wet en regelgeving, Wetenschap en onderzoek, Zaken doen, Ethiek en maatschappij en Mensen en organisatie.

In de Code staat beschreven op welke wijze deze code onder de aandacht wordt gebracht van de TNO-medewerker en hoe de integriteitorganisatie functioneert. Van de TNO-medewerkers wordt verwacht dat zij de code kennen op de voor hun relevante aspecten.

Contact

Brieven, verzoekschriften en klachten dienen schriftelijk te worden gericht aan:
TNO
t.a.v. de afdeling Corporate Procurement
Postbus 96800
2509 JE Den Haag

Bij vragen, specifieke verzoeken en opmerkingen met betrekking tot TNO inkoopgerelateerde zaken kunt u naast schriftelijk ook telefonisch contact opnemen met de afdeling Procurement via 088 86 60555 of per e-mail aan [email protected].