Management Assistent Facilitaire Zaken - 32-40u - Den Haag/Hybride

Wij zijn op zoek naar een Management Assistent voor de afdelingen Facilitaire Zaken en Beheer & Onderhoud in Den Haag. Deze 2 afdelingen vallen onder CREF (Corporate Real Estate and Facilities).
#LI-Hybrid
De afdeling CREF is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van onze 25 panden verspreid door het hele land. Dit zijn kantoorpanden, maar ook laboratoria en technische installaties. Met onze dienstverlening dragen wij bij aan veilige, gezonde, inspirerende en goed werkende faciliteiten en werkplekken. Voor onze partners, voor elkaar, voor onszelf en voor TNO. Altijd en overal. Wij streven ernaar om een 8+ serviceorganisatie te zijn. Elke dag en voor iedereen. Dit doen wij als één team door onze servicebelofte, die we in 4 kernwoorden hebben samengevat:

• Bereikbaar
• Betrokken
• Duidelijk
• Betrouwbaar

Met deze servicebelofte zorgen wij er voor dat collega’s en gasten zich welkom voelen in een veilige en nette omgeving. Dat ze ontzorgd worden en de faciliteiten hebben om dagelijks te kunnen uitblinken. Als mens en als wetenschapper. Omdat dit volgens ons één van de meest onmisbare randvoorwaarden voor TNO is om tot baanbrekende innovaties te komen waarmee wij onze stempel drukken op deze tijd. En daar ga jij als Management Assistent een belangrijke bijdrage aan leveren.

Als Management Assistent ondersteun je binnen de afdeling CREF 2 Managers, Tom en Michel. Tom is verantwoordelijk voor de afdeling Beheer & Onderhoud. Zij richten zich voornamelijk op het beheren en onderhouden van technische installaties. Michel geeft leiding aan de afdeling Facilitaire Services. Zij zorgen voor goed werkende faciliteiten en werkplekken.

Je beheert voor hen en hun teams de agenda’s en mailboxen. Je plant en sluit aan bij (afdelings)overleggen. Jij bent vraagbaak over de TNO systemen. Maar je speelt ook een grote rol in het organiseren van de onboarding van nieuwe medewerkers. Je ondersteunt de afdelingen bij bestellingen En je bent kritisch op het proces, je trekt werk naar je toe om collega's te ontlasten en om processen en systemen nog beter te organiseren.

Hoe jij je dag indeelt, bepaal je helemaal zelf. Dat jouw dag veel afwisseling en dynamiek kent, is een feit. Ook omdat je te maken krijgt met spoedzaken. Als er iemand ziek is bijvoorbeeld en de hele agenda omgezet moet worden. Of als er last minute een zaal met catering geregeld moet worden.

Je werkt op het secretariaat samen met 5 collega’s. Als team ondersteunen jullie de gehele Stafafdeling Business Information and Operations Services, waar CREF een onderdeel van is. Iedere Management Assistent is verantwoordelijk voor eigen afdelingen. Maar je helpt elkaar wel en neemt elkaar in onderling overleg waar op andere afdelingen tijdens vakantie en verlof.

TNO werkt hybride. Tom en Michel werken veel op locaties door heel Nederland. Jouw standplaats is Den Haag. Jouw collega’s van het secretariaat ontmoet je sowieso één keer per week. Andere TNO-collega’s zie je regelmatig op kantoor of hybride via Teams. Omdat we ook veel aandacht schenken aan de werk-privé balans is thuiswerken als het beter uitkomt ook geen probleem.

Jij bent de managers en je andere collega’s vaak net een stapje voor. Doordat je kunt plannen en prioriteren als de beste en proactief werkt, zie je wat er moet gebeuren en schakel je snel tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling – graag naar jou komen om iets te vragen. Je komt je afspraken na en bent flexibel. 

Wat je verder meebrengt:

• Je hebt ervaring als management assistent of in een vergelijkbare rol;
• Je hebt Hbo-werk-en denkniveau;
• Je hebt een goede beheersing van ondersteunende systemen en gangbare Microsoft Office applicaties, zoals Outlook, Word en SharePoint;
• 32-40 uur beschikbaarheid;
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden in het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.

Naast bovenstaande zoeken we iemand die goed prioriteiten kan stellen, overzicht bewaart en stressbestendig is. Je bent energiek, creatief en toont initiatief. Samenwerken is een belangrijk onderdeel van de functie.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 3.000,- en € 4.000,-, krijg je een 13e maand (8,33%) en een flexbudget (5,58%). In totaal kan jouw salaris dus uitkomen tussen de € 3.400 en € 4.500. Hier komt ook nog vakantiegeld (8%) bij. En uiteraard krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 4 augustus 2024. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.