Management Assistent Acoustics & Underwater Warfare

Als Management Assistent (24 - 40 uur per week) ben je onmisbaar, door jou kunnen je collega’s namelijk nóg beter hun werk doen. Door jouw positieve, gedreven en flexibele inzet draait de afdeling als een geoliede machine, omdat je altijd klaarstaat voor collega’s en zorgt dat dingen goed geregeld worden.

TNO speelt als kennisinstituut met duizend hoogopgeleide medewerkers een belangrijke rol op het gebied van innovaties voor Defensie & Veiligheid. We dragen actief bij aan een veiliger wereld, zowel in nationaal als in Europees verband. Je komt te werken bij de divisie Acoustics & Underwater Warfare. Deze divisie telt circa 110 collega’s, verdeeld over vier afdelingen: drie onderzoeksafdelingen en een instrumentmakerij. De vier afdelingen worden door drie research managers geleid.

De divisie Acoustics and Underwater Warfare brengt alle akoestische expertise binnen TNO bij elkaar en werkt voornamelijk voor het Ministerie van Defensie, en daarnaast ook voor andere opdrachtgevers binnen de overheid en het bedrijfsleven. De onderzoekers houden zich bijvoorbeeld bezig met het verbeteren van sonarsystemen voor de Koninklijke Marine, of bedenken methodes waarmee met behulp van geluid heel precieze metingen van de kwaliteiten van materialen kan worden gedaan.

Jouw baan is superafwisselend: je bent elke dag met diverse taken bezig en telkens ben je zelf verantwoordelijk om te kijken wat er nodig is. Hoe jij je dag indeelt, bepaal je helemaal zelf. Je assisteert de drie research managers en de medewerkers van de afdelingen. Je beheert de agenda van de research managers, plant en sluit aan bij (divisie) overleggen, notuleert en beantwoordt vragen. Voor de medewerkers van de afdelingen handel je correspondentie zoals brieven, memo’s en offertes af. Dit alles doe je samen met een collega management assistent.

Jij staat altijd klaar voor de medewerkers van de afdeling. Ook voor spoedzaken. Meldt een manager zich ziek? Dan cancel je zijn/haar afspraken voor die dag en bewaakt het herplannen. Moet er voor morgen een vergaderlocatie met lunch geregeld worden? Jij zorgt dat dit in no time is georganiseerd. Je zorgt voor de soepele verwerking en verzending van rapporten en regelt alles voor nieuw personeel. Ook handel je bestellingen af, regelt dienstreizen en bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als de managers. En zie je dat iets beter kan? Dan laat je dit horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je, als je wilt, andere afdelings- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai!

Jij bent de managers en je andere collega’s vaak net een stapje voor. Doordat je goed bent in plannen en prioriteren, zie je wat er moet gebeuren en schakel je snel tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling – graag naar jou toe komen om iets te vragen. 

Wat je verder meebrengt:

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als management assistent, secretaresse of in een vergelijkbare functie;
• Je hebt tenminste een afgeronde opleiding op MBO niveau;
• Je hebt een goede beheersing van ondersteunende systemen en gangbare Microsoft Office applicaties, zoals Outlook, Word en SharePoint;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling) in Nederlands en Engels.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.800,- en € 3.900,-, krijg je een 13e maand (8,33%) en een flexbudget (5,58%). In totaal kan jouw salaris dus uitkomen tussen de € 3.400 en € 4.500. Hier komt ook nog vakantiegeld (8%) bij. En uiteraard krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 18 augustus 2024. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.