Management Assistent – Den Haag/Hybride

Binnen de TNO zoeken we management ondersteuning voor de afdeling Strategy in Den Haag. In dit team van ongeveer 30 mensen ondersteun je de afdeling met diverse secretariële en administratieve werkzaamheden. De afdeling bestaat uit een aantal teams, waarin je werkzaamheden vooral plaats zullen vinden bij het ‘Overheid & Partnerships’ team en het ‘Market Office’ team. Binnen deze teams zijn contacten met externe klanten en andere (internationale) kennisinstituten belangrijk. Deze baan is afwisselend: Je switcht tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Hoe je je dag indeelt, bepaal je voor een groot deel zelf. Daarnaast stem je regelmatig af met de andere management assistenten binnen TNO Strategy.

Als managementassistent vervul je een sleutelrol in het faciliteren en adviseren van het management van de afdeling, waarbij je het overzicht houdt en zorgt voor een soepele voortgang in de werkzaamheden. Jij put energie uit samenwerking en staat open voor vragen van je collega’s
Belangrijke taken zijn onder meer:

• Agendabeheer: Je beheert agenda’s van managers en plant de vergaderingen en bijeenkomsten van de afdeling.
• Organiseren van vergaderingen: Je bereidt vergaderingen voor, neemt deel aan vergaderingen, notuleert en houdt actiepunten bij voor opvolging. .
• Plannen en organiseren: Afspraken plannen en organiseren met bijhorende facilitaire voorzieningen en aanmeldingen;
• Projectondersteuning / oplevering: Naast spellingscontrole van documenten en samenstellen van workshop materialen hou je ook contact met externe stakeholders en stemt af waar nodig is.

In deze rol is het essentieel dat je zelfstandig kunt werken en goed kunt plannen en prioriteren. Je bent proactief, ziet wat er moet gebeuren en kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende taken. Indien iets niet haalbaar is, communiceer je dit eerlijk en zoek je samen naar passende oplossingen.

• Je brengt waardevolle competenties mee, waaronder een aanstekelijke proactieve houding en sterke sociale en communicatieve vaardigheden. Verder kan je goed plannen en organiseren, werk je nauwkeurig en ben je een betrouwbare en behulpzame collega.
• Als management assistent bent je een ‘spin in het web’, een centraal punt van contact voor de afdeling van 30 medewerkers. Collega’s en partners weten jou te vinden voor vragen en ondersteuning. Als primair aanspreekpunt werk je voornamelijk op kantoor; thuiswerken behoort tot de mogelijkheden. Hierdoor ben jij altijd op de hoogte van wat er speelt en kan je anderen voorzien van de juiste informatie en weet je je collega’s goed en snel te helpen bij het oplossen van problemen en het ondersteunen van (administratieve) processen.
• Sociale en communicatieve vaardigheden: Je komt te werken in een werkomgeving waar veel onderling wordt samengewerkt en je contact hebt met andere organisaties, zowel nationaal als internationaal. In je werk onderhoud je contact met verschillende collega's, managers en klanten. Daarom vinden wij het belangrijk dat jij sociaal bent en helder kan communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels. Deze vaardigheden helpen je in het opbouwen en onderhouden van goede werkrelaties.
• Je hebt een MBO 4/HBO diploma in een voor de functie relevante studierichting en een aantal jaren ervaring binnen een soortgelijke functie.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.900,- en € 3.800,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 9 augustus 2024. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes.In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.