Directie Assistent (Hybride, 24-32 uur per week)

Binnen de TNO unit Defence Safety & Security, zoeken we een ervaren Directie Assistent, of Professioneel Management Ondersteuner, zoals we dat binnen TNO noemen.

De totale unit bestaat uit ongeveer 1000 fte, de divisie E&MO (Electromagnetics & Military Operations) is met 250 fte de grootste divisie binnen deze unit. In deze functie ben je de rechterhand van onze Divisiedirecteur en daarmee is deze baan is erg afwisselend. De hele dag switch je tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Hoe je je dag indeelt, bepaal je voor een groot deel zelf, maar uiteraard in overleg met je directeur en collega’s.

Als Directie Assistant van de Divisiedirecteur zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je bent de onmisbare rechterhand die niet alleen het dagelijkse werk soepel laat verlopen, maar ook vooruitkijkt en ervoor zorgt dat je Directeur én de Divisie altijd optimaal ondersteund wordt. Jouw belangrijkste taken zijn:

• Het beheren en coördineren van een complexe agenda, waarbij je afspraken prioriteert en je proactief bent in het vrijhouden van tijd voor urgente zaken.
• Het verwerken en beheren van inkomende e-mails en verzoeken, waarbij jij bepaalt wat prioriteit krijgt en wat meteen afgehandeld kan worden.
• Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het opstellen van agenda's, verzamelen van relevante stukken en zorgen voor een gestructureerde follow-up van actiepunten.
• Het notuleren tijdens managementvergaderingen en ervoor zorgen dat alle afspraken en deadlines nageleefd worden.

Daarnaast ondersteun je je directeur met specifieke, soms meer geavanceerde taken zoals:

• Data-analyse en rapportages: Excel kent voor jou geen geheimen en je bent dan ook in staat om heldere overzichten te maken uit verschillende typen informatie zoals financiële gegevens en personeelsgegevens. Je hebt affiniteit met AI en gebruikt waar nodig tools als ChatGPT/CoPilot om snel inzichten te genereren en praktische aanbevelingen te doen.
• Presentaties en documenten: Je helpt bij het samenstellen en vormgeven van PowerPoint-presentaties en rapportages op basis van de aangeleverde hoofdlijnen, zodat deze duidelijk en professioneel overkomen.

Als laatste ben je ook verantwoordelijk voor een aantal praktische zaken, waaronder het plannen en organiseren van (internationale) reizen, het beheren van HR-gerelateerde taken, zoals van verlofaanvragen en ziekteverzuim, en het soepel laten verlopen van evenementen en bijeenkomsten.

Jij bent een vooruitdenkende, zelfstandige professional die weet wat er moet gebeuren voordat het gevraagd wordt. Met jouw organisatietalent en oog voor detail zorg je ervoor dat alles soepel verloopt, zodat je directeur zich kan focussen op de kern van zijn werk. Je werkt efficiënt en kunt snel schakelen tussen verschillende taken, van agendabeheer tot het voorbereiden van belangrijke presentaties.

Jij put energie uit samenwerking en staat altijd open voor vragen van collega’s. Je brengt waardevolle competenties mee naar de organisatie, waaronder een scherp gevoel voor organisatiesensitiviteit, een creatieve geest, flexibiliteit, nauwkeurigheid en uiteraard, een aanstekelijke proactieve houding. Samen vormen deze kwaliteiten de bouwstenen van een effectieve bijdrage aan ons team.

Wat je verder meebrengt:

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO4 opleiding, met HBO werk- en denkniveau, aangevuld met relevante werkervaring als directie/management-assistent of personal assistant.
• Vanwege onze internationale werkomgeving beheers je de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.
• Goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) en affiniteit met digitale tools en AI-oplossingen om processen efficiënter te maken.
• Je bent bereid om verder te leren en deze technologieën te integreren in je dagelijkse werkzaamheden, om je eigen werk, en dat van collega’s, gemakkelijker, kwalitatief beter en efficiënter te maken.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 3.300 en € 4.500,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 8 november 2024. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. De eerste ronde wordt gepland op vrijdag 15 november 2024 (middag). In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.