Management Assistant

Ben jij een organisatietalent dat graag ondersteuning biedt in een dynamische omgeving? Als Management Assistent speel je een onmisbare rol binnen de afdelingen Strategy en Finance. In deze functie werk je samen met een collega Management Assistent. Jouw werkdag is divers en uitdagend, waarbij geen dag hetzelfde is. Of het nu gaat om het plannen van afspraken, voorbereiden van vergaderingen of coördineren van activiteiten, jouw inzet maakt het verschil!

Als Management Assistant ondersteun je de managers van de afdelingen Strategy en Finance. Je werkt nauw samen met een ervaren collega Management Assistant. Jullie vormen een hecht team en zorgen ervoor dat de managers optimaal ondersteund worden en alles soepel verloopt.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het plannen en beheren van de agenda’s van de managers. Dit gaat verder dan alleen afspraken inplannen; je denkt mee over een efficiënte indeling van hun tijd en houdt rekening met prioriteiten en deadlines. Daarnaast ondersteun je bij het voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, zoals het verzamelen van relevante stukken, het maken van agenda’s en het regelen van praktische zaken.

Op administratief gebied speel je een belangrijke rol. Je helpt bij het verwerken van correspondentie, het bijwerken van systemen en het beschikbaar stellen van documenten.

Het organiseren van activiteiten (event management) is ook een belangrijk onderdeel van je werkzaamheden. Denk hierbij aan teamoverleggen, strategiedagen en andere evenementen, waarbij je verantwoordelijk bent voor zaken zoals locaties, catering en materialen.
Een andere belangrijke taak is het ondersteunen van de TSA (TNO Science Academy) in de rol van bestuurssecretaris. Dit omvat onder andere administratieve ondersteuning, het coördineren van processen en het voorbereiden van belangrijke documenten en bijeenkomsten.

Tot slot ben je een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en help je bij ad-hoc verzoeken. Of het nu gaat om het verwelkomen van bezoekers of het ondersteunen bij praktische vragen, je bent altijd bereid om mee te denken en te helpen. 

Met jouw ondersteuning en gestructureerde aanpak zorg je ervoor dat jullie als team alle werkzaamheden efficiënt en effectief kunnen uitvoeren, zodat de managers zich volledig kunnen richten op hun strategische en financiële verantwoordelijkheden.

Voor deze veelzijdige rol als Management Assistant verwachten wij dat je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en een proactieve instelling. Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling, en weet je gemakkelijk aan te passen aan verschillende situaties. Daarnaast heb je oog voor detail en een natuurlijke neiging om processen efficiënt te bewaken.

Wat je verder meebrengt:

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau bij voorkeur in de richting van management assistentie, secretariële ondersteuning of administratie;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; de Engelse taal beheers je goed;
• Je hebt een goede beheersing van ondersteunende systemen en gangbare Microsoft Office systemen, zoals Outlook en Word en waar nodig bereid om bij te scholen.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.950,- en € 4.140,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 12 januari 2025. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes.In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.

Indien we voldoende reacties hebben ontvangen, is het mogelijk dat de vacature eerder wordt gesloten.