Secretaresse Business Operations & Information Services - Den Haag/Hybride - 32-40u

Bij TNO zijn we op zoek naar een enthousiaste Secretaresse om ons team te versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor diverse ondersteunende taken voor drie afdelingen: Security, Research Information Support en Operational Excellence & Auditing. Je zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden en biedt ondersteuning aan de managers. Je bent onderdeel van het BIOS secretariaat (Business Information & Operations Services) dat bestaat uit vier collega’s. Je hebt je eigen aandachtsgebied, afdelingen en verantwoordelijkheid, maar je werkt ook samen met hen. BIOS is onderdeel van de Services Organisatie van TNO en ondersteunt TNO's toegepast onderzoek met systemen, diensten en advies. We streven naar een 8+ organisatie door te werken volgens onze servicebelofte die we in vier kernwoorden hebben samengevat: Bereikbaar, Betrokken, Duidelijk, Betrouwbaar.
#LI-Hybrid

Als Secretaresse ben je verantwoordelijk voor:

• Beheren van (complexe) agenda’s en plannen van afspraken voor de managers van drie afdelingen.
• Boeken van vergaderruimten.
• Boeken van externe vergaderlocaties voor trainingen of bijeenkomsten (event management). Denk hierbij aan teamoverleggen, strategiedagen en andere evenementen, waarbij je verantwoordelijk bent voor het contact met de locatie, de logistieke zaken, de catering en materialen.
• Bijhouden van actie- en besluitenlijsten en verslaglegging (eventueel gebruik AI).
• Zorgen voor een efficiënt documentbeheer en archivering op SharePoint.
• Redigeren, plaatsen en bijhouden van nieuwsberichten en relevante informatie van de afdelingen op de Intranetpagina’s ( SharePoint).
• Ondersteuning leveren bij ISO audits ( inplannen afspraken).
• Ondersteuning leveren bij het geven van training en opleiding binnen TNO over systemen en diensten die wij aan de TNO organisatie leveren (planning maken, ruimte/zalen en catering boeken, hulp geven bij verkrijgen communicatiemateriaal).
• Zorgen dat het onboarding proces van nieuwe medewerkers goed wordt opgestart.
• Uitvoeren van administratieve taken zoals het aanvragen van inkooporders en het doen van bestellingen.
• Aanmelden en ontvangen van bezoekers.

Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en je helpt bij ad-hoc verzoeken. Of het nu gaat om het verwelkomen van bezoekers of het ondersteunen bij praktische vragen, je bent altijd bereid om mee te denken en te helpen. Met jouw ondersteuning en gestructureerde en proactieve aanpak zorg je ervoor dat alle werkzaamheden efficiënt en effectief worden uitgevoerd.

Wij zoeken:

• Een proactieve en georganiseerde secretaresse met ruime ervaring in managementondersteuning. Voor deze veelzijdige rol heb je een hands-on mentaliteit en vind je het leuk om deze nieuwe functie op te zetten en uit te breiden.
• Je bent communicatief vaardig, nauwkeurig en kan goed zelfstandig werken zonder de verbinding te verliezen. Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau bij voorkeur in de richting van management assistentie, secretariële/project ondersteuning of administratie.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en de Engelse taal beheers je goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een goede beheersing van gangbare Microsoft Office systemen, zoals Outlook, Teams, Word en SharePoint en interesse om je te ontwikkelen met AI-systemen (Copilot).

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 3.000,- en € 4.000,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 16 februari 2025. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.