Secretaresse (m/v) bij TNO - Corporate Real Estate & Facilities (CREF) - Den Haag/Hybride

Onze dienstverlening draagt bij aan veilige, gezonde, inspirerende en goed werkende faciliteiten en werkplekken. Voor onze partners, voor elkaar, voor onszelf en voor TNO. Altijd en overal. De ervaring die je hebt als je TNO binnenloopt of bij ons inlogt staat hierin voorop. Wij streven ernaar om een 8+ serviceorganisatie te zijn. Elke dag en voor iedereen. Dit doen wij als één team door onze servicebelofte, die we in 4 kernwoorden hebben samengevat: Bereikbaar, Betrokken, Duidelijk en Betrouwbaar. Hier ga jij als Secretaresse voor de afdeling Corporate Real Estate & Facilities (CREF) een grote bijdrage aan leveren.

Jouw baan als Secretaresse is superafwisselend: de hele dag switch je tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Je ondersteunt binnen CREF drie managers en hun afdelingen: de afdeling Onderzoeksfaciliteiten die zich voornamelijk richt op veiligheid, gezondheid en milieu (SHE); de afdeling Beheer & Onderhoud die zich voornamelijk richt op het beheren en onderhouden van technische installaties en de afdeling Facilitaire Zaken, die zorgt voor goede facilitaire diensten en werkplekken op de verschillende locaties.
#LI-Hybrid
In deze functie zorg jij voor de (complexe)agenda en mailbox van de managers die aan jou zijn toegewezen. Je plant niet alleen vergaderingen en afspraken, maar denkt ook proactief mee over hoe hun tijd het beste ingedeeld kan worden, zodat je hen echt ontzorgt.

Je sluit minstens eenmaal per kwartaal aan bij (afdeling)overleggen op een TNO-locatie, notuleert (eventueel gebruik AI) o.a. vergaderingen m.b.t. veiligheid, gezondheid en milieu en helpt mee met het actiemanagement. Je ondersteunt bij het organiseren van de trainingen op SHE-gebied in het TNO-systeem en helpt met het up-to-date houden van relevante Sharepointpagina’s op TNO Net.
Verder ben je betrokken bij de organisatie van diverse activiteiten, zoals afdelingsuitjes, strategiedagen en workshops. Hierbij toon je jouw organisatie talent en zorg je voor een vlekkeloze uitvoering. 
Je zorgt dat het onboarding-proces van nieuwe medewerkers goed wordt opgestart, regelt vergaderruimten, verstuurt bloemen bij speciale gelegenheden, voert administratieve taken uit zoals het aanvragen van inkooporders en het doen van bestellingen. En je beantwoordt vragen, bijvoorbeeld over de TNO-systemen. Weet je het antwoord even niet? Geen probleem, jij checkt het bij je collega’s.

Je bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als de managers. En zie je dat iets beter kan? Laat het horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je overige afdelings- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai!

Voor deze veelzijdige functie als Secretaresse verwachten wij dat je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en een proactieve instelling. Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling, en weet je gemakkelijk aan te passen aan verschillende situaties. Daarnaast heb je oog voor detail en een natuurlijke neiging om processen efficiënt te bewaken.

Wat je verder meebrengt:

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau bij voorkeur in de richting van management assistentie, secretariële ondersteuning of administratie
• Je hebt met meerdere jaren relevante werkervaring als Secretaresse, Managementassistent of Personal Assistant.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; Engels is een pre.
• Je hebt een goede beheersing van ondersteunende systemen en gangbare Microsoft Office systemen, zoals Outlook, Word en Sharepoint en waar nodig bereid om bij te scholen.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime/40u) maandsalaris tussen € 3.000,- en € 4.150,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 9 maart 2025. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.