Management Assistent Den Haag / Hybride 32-40 uur

Als Management Assistent zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt voor de researchmanagers en hun teams binnen de unit ICT, Strategy and Policy (ISP). Dankzij jou kunnen zij zich volledig richten op hun onderzoek en projecten. Jij beheert de mailbox en agenda, organiseert meetings en houdt het overzicht. Maar je bent er ook gewoon – voor spoedjes, vragen, en om op een prettige, rustige manier dingen geregeld te krijgen.

Jouw baan is superafwisselend: de hele dag switch je tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Hoe je je dag indeelt, bepaal je helemaal zelf. Samen met je acht collega’s van het secretariaat ondersteun je acht afdelingen en zestien managers van de ISP-unit. Jij assisteert twee managers en hun team(s). Welke taken je precies oppakt is afhankelijk van de afdeling waarvoor je aan de slag gaat. Je beheert in elk geval de agenda’s en mailbox, plant en sluit aan bij (afdeling)overleggen en beantwoordt vragen, bijvoorbeeld over de TNO-systemen. Weet je het antwoord even niet? Geen probleem. Jij checkt het bij je collega’s.

Jij staat altijd klaar voor de medewerkers van de ISP-unit. Ook voor spoedzaken. Meldt een manager zich ziek? Dan cancel je zijn of haar afspraken voor die dag. Moet er voor morgen een vergaderlocatie met lunch geregeld worden? Jij zorgt dat dit in no time is georganiseerd. Ook check je soms brieven, offertes of mails voordat je ze verstuurt op correct Nederlands en Engels. Verder regel je alles voor nieuw personeel en handel je bestellingen af. Je bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als voor de managers. En zie je dat iets beter kan? Laat het horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je, als je wilt, andere afdelings-, unit- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai!

Good to know: de managers werken op locaties door heel Nederland. Als Management assistent werk je in Den Haag.

Jij bent de managers en je andere collega’s vaak net een stapje voor. Doordat je kunt plannen en prioriteren als de beste, proactief werkt, ziet wat er moet gebeuren en snel schakelt tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling – graag naar jou komen om iets te vragen. Je komt je afspraken na en vindt het geen punt om soms wat langer door te werken, als er een spoedklus tussendoor komt.

Wat je verder meebrengt:

• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau bij voorkeur in de richting van management assistentie of secretariële ondersteuning.
• Ervaring als personal assistent, managementassistent of secretarieel medewerker.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Handigheid met systemen zoals Outlook en Word – en je leert snel bij als dat nodig is.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2700,- en € 3700,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Netwerkmogelijkheden en leuke activiteiten georganiseerd door Jong TNO.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 11 mei 2025. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. De eerste ronde staat gepland in week 21. De tweede ronde staat gepland op 27 mei 2025. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.