Management Assistent Arbeidszaken HR

De afdeling Arbeidszaken (AZ), onderdeel van de HR-afdeling bij TNO, zoekt een Management Assistent! De afdeling bestaat uit een groeiend team van 10 enthousiaste professionals en is dé drijvende kracht achter het bedenken en verbeteren van de arbeidsvoorwaarden voor de hele organisatie. Binnen het team wordt (arbeidsvoorwaardelijk) beleid gemaakt en geadviseerd over arbeidsrechtelijke zaken zoals individuele (ontslag)zaken en reorganisaties. Ook is het team verantwoordelijk voor HR-fiscaal advies. AZ speelt een cruciale rol in grootschalige verandertrajecten, zoals het mobiliteitsbeleid en het functie- en salarishuis. Er is veel contact met de Ondernemingsraad en de Raad van Bestuur. Daarnaast wordt momenteel het nieuwe International Desk ingericht, dat zich zal richten op het beleid en de ondersteuning van managers met betrekking tot de impats en expats van TNO. Vanwege de vele complexe en organisatorische veranderingen binnen TNO en de bijdrage van AZ daaraan, is een sterke Management Assistent voor AZ onmisbaar.

Als Management Assistent ben je de spil binnen de afdeling. Je zorgt ervoor dat alle processen binnen het team maar ook met andere afdelingen en externen goed verlopen. Je verzorgt de administratieve en organisatorische taken die nodig zijn om de afdeling soepel te laten draaien en je ondersteunt de afdelingsmanager. Je bewaart overzicht over de verschillende projecten en trajecten die tegelijkertijd lopen. Daarnaast bewaak je de voortgang, ben je alert op deadlines, en lees je mee met opgestelde documenten. Je geeft zowel gevraagd als ongevraagd feedback en draagt, waar nodig, verbetervoorstellen aan.

Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de complexe agenda van de afdelingsmanager en biedt ondersteuning waar nodig. Hoewel je niet dagelijks hoeft bij te sturen, zorg je ervoor dat de afdelingsmanager op koers blijft. Je bent de antenne van de afdelingsmanager binnen en buiten het team. Je attendeert de afdelingsmanager op zaken die dreigen te ontsporen of als er iets over het hoofd wordt gezien. Meedenken wordt zeer gewaardeerd. 
Vind je het leuk om een bijdrage te leveren aan de periodieke HR-nieuwsbrief? Dan kan deze taak ook aan jou worden toevertrouwd. Daarnaast zijn we momenteel bezig met een project waarin de communicatie vanuit HR aan medewerkers wordt herzien. Heb je affiniteit met dit onderwerp, dan is er ruimte om hieraan mee te werken. We kijken graag naar jouw talenten en passen je rol binnen het team daarop aan.

Je bent proactief, nauwkeurig en organisatorisch en communicatief sterk. Je brengt graag structuur aan in een dynamische omgeving. Je weet overzicht te bewaren en houdt gemakkelijk meerdere ballen in de lucht. Daarnaast heb je een scherp oog voor detail en kun je goed inspelen op de behoeften van de afdelingsmanager en het team. Met een wederzijdse open houding komen we het verst en werken we het fijnst samen binnen het team.
Omdat je veel met vertrouwelijke informatie werkt, verwachten we dat je zeer discreet bent en dat integriteit hoog bij jou in het vaandel staat.

Wat we verder van jou verwachten:

• Een afgeronde secretariële of vergelijkbare opleiding op mbo- of hbo-niveau en/of
• Minimaal enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met het beheren van complexe agenda’s en het ondersteunen van meerdere projecten tegelijk.
• Een proactieve houding: je denkt mee en durft gevraagd en ongevraagd verbetervoorstellen te doen.
• Je bent positief ingesteld en hebt een open houding.

We zijn op zoek naar een collega die moeiteloos samenwerkt met een team van specialisten en daarbij als verbindende schakel fungeert. Jij hebt een scherp oog voor detail en geniet van een dynamische rol waarin elke dag anders is. Ben jij de veelzijdige professional die wij zoeken? Dan horen we graag van je.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.842,- en € 3.985,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 3 november 2024. 
Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.